Aktualności

Jako pracodawca musisz być przygotowany na jedną z największych zmian w Kodeksie pracy ostatnich lat. Sejm 12 września 2025 roku przyjął tzw. ustawę stażową, która fundamentalnie zmienia sposób naliczania stażu pracy pracowników. 26 września 2025 roku Sejm zatwierdził także poprawki Senatu, a ustawa oczekuje obecnie na podpis Prezydenta RP. Ta zmiana dotknie prawie 2 milionów pracowników w Polsce i wymusi na działach HR znaczące przygotowania organizacyjne i finansowe.

Czym jest ustawa stażowa i dlaczego została wprowadzona?

Dotychczasowe przepisy pozwalały wliczać do stażu pracy wyłącznie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę. W praktyce oznaczało to, że pracownik, który przed zatrudnieniem w Twojej firmie przez wiele lat pracował na umowach zlecenia lub prowadził jednoosobową działalność gospodarczą, w świetle prawa miał staż pracy „zerowy”.

Według danych Ministerstwa Finansów, JDG to najpopularniejsza forma prowadzenia biznesu w Polsce – ponad 80% spośród około 2,78 miliona działalności gospodarczych stanowiły właśnie jednoosobowe działalności gospodarcze. Równocześnie, na koniec września 2024 roku ponad 2,4 miliona osób pracowało w oparciu o umowy cywilnoprawne. To ogromny zasób doświadczonych pracowników, którzy do tej pory byli dyskryminowani przez system.

Co konkretnie zmienia ustawa dla pracodawców?

Od 2026 roku do stażu pracy Twoich pracowników będą wliczane:

• okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej oraz współpracy z osobą prowadzącą działalność
• okresy wykonywania umowy zlecenia lub o świadczenie usług, umowy agencyjnej
• okres zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem (pod warunkiem opłacania składek)
• okres pozostawania członkiem rolniczych spółdzielni produkcyjnych
• udokumentowany przebyty za granicą okres wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej

Kluczowa informacja: Przepisy działają wstecz! To oznacza, że Twoi obecni pracownicy mogą przedstawić dokumentację potwierdzającą wcześniejsze okresy aktywności zawodowej, które zwiększą ich staż pracy z dnia na dzień.

Dodatki stażowe i nagrody jubileuszowe

Jeśli w Twojej firmie obowiązują regulaminy przewidujące dodatki za staż pracy lub nagrody jubileuszowe, musisz przeliczyć uprawnienia pracowników. Wielu z nich może nagle spełnić kryteria do otrzymania tych świadczeń.

W sektorze publicznym nagrody jubileuszowe są obowiązkowe i wynoszą od 75% do 200% miesięcznego wynagrodzenia w zależności od stażu pracy. Jeśli działasz w tym sektorze, przygotuj się na znaczące wydatki.

Dłuższe okresy wypowiedzenia i wyższe odprawy

Długość okresu wypowiedzenia umowy o pracę zależy od stażu pracy u danego pracodawcy. Wzrost stażu Twoich pracowników może oznaczać:

• Wydłużenie okresów wypowiedzenia z 1 miesiąca do 3 miesięcy
• Wyższe odprawy w przypadku zwolnień grupowych (od 1 do 3 miesięcznych wynagrodzeń w zależności od stażu)

Koszty administracyjne

Działy HR i kadry będą musiały poświęcić znaczący czas na:

• Audyt dokumentacji wszystkich pracowników
• Współpracę z ZUS w zakresie pozyskiwania zaświadczeń
• Weryfikację dokumentów przedstawianych przez pracowników
• Aktualizację systemów kadrowo-płacowych
• Przeliczy wymiarów urlopów, dodatków i innych świadczeń

Harmonogram wdrożenia – kluczowe daty dla pracodawców

Sektor publiczny: 1 stycznia 2026 roku

Sektor prywatny: Od pierwszego dnia miesiąca po upływie 6 miesięcy od ogłoszenia ustawy w Dzienniku Ustaw

To długie vacatio legis zostało celowo ustanowione, aby dać pracodawcom czas na przygotowania. Nie marnuj tego czasu!

Plan działania dla działów HR – co zrobić już teraz?

1. Przeprowadź audyt pracowników (do końca 2025 roku)

Zidentyfikuj pracowników, którzy mogą skorzystać z nowych przepisów:

• Sprawdź, kto przed zatrudnieniem prowadził JDG lub pracował na zleceniu
• Oszacuj, ile osób może przekroczyć próg 10 lat stażu
• Przygotuj wstępną kalkulację kosztów

2. Zaktualizuj systemy kadrowo-płacowe (Q4 2025)

• Skontaktuj się z dostawcą systemu kadrowego i upewnij się, że oprogramowanie będzie gotowe na nowe zasady
• Przeszkol pracowników działu HR w zakresie nowych przepisów
• Przygotuj procedury weryfikacji dokumentacji pracowniczej

3. Zabezpiecz budżet (Q1 2026)

Przygotuj realistyczną kalkulację kosztów obejmującą:

• Dodatkowe dni urlopu
• Ewentualne dodatki stażowe
• Potencjalne nagrody jubileuszowe
• Koszty administracyjne wdrożenia zmian

4. Komunikuj się z pracownikami (styczeń 2026)

• Poinformuj pracowników o nowych przepisach
• Wyjaśnij procedurę dokumentowania wcześniejszych okresów pracy
• Przygotuj wzory pism i wniosków
• Ustal jasne terminy składania dokumentacji

5. Współpracuj z ZUS

Większość okresów pracy będzie potwierdzana zaświadczeniami wydawanymi przez ZUS. Przygotuj się na:

• Masowe zapytania pracowników o pomoc w pozyskaniu zaświadczeń
• Weryfikację zaświadczeń otrzymanych przez pracowników
• Postępowanie w przypadkach spornych

Jak weryfikować dokumentację pracowników?

Okresy podlegające zgłoszeniu do ZUS: Te okresy będą potwierdzane zaświadczeniami ZUS – to relatywnie prosty proces.

Okresy niepodlegające zgłoszeniu do ZUS:

• Umowy zlecenia ze studentami do 26. roku życia
• Niektóre formy pracy zarobkowej za granicą

W tych przypadkach to pracownik musi przedstawić dokumentację: umowy, rachunki, dokumenty księgowe. Jako pracodawca masz prawo i obowiązek zweryfikować te dokumenty pod kątem ich rzetelności.

Ważne: Jeśli okres pracy na zleceniu lub w JDG pokrywa się czasowo z innym zatrudnieniem, do stażu wliczany jest tylko jeden z nich – pracownik musi wybrać, który okres chce uwzględnić.

Szanse i zagrożenia dla pracodawców

Zagrożenia:

• Wzrost kosztów osobowych – dodatkowe urlopy, dodatki, nagrody
• Obciążenie administracyjne – czasochłonny proces weryfikacji i aktualizacji danych
• Potencjalne spory – pracownicy mogą kwestionować decyzje dotyczące zaliczania okresów pracy
• Trudności w planowaniu – niepewność co do faktycznej liczby pracowników uprawnionych do zmian

Szanse:

• Lepsza retencja pracowników – zadowoleni pracownicy są bardziej lojalni
• Sprawiedliwy system – zwiększa motywację i zaangażowanie zespołu
• Konkurencyjność na rynku pracy – jako pracodawca przestrzegający przepisów budujesz pozytywny wizerunek
• Pozyskanie doświadczonych pracowników – osoby z bogatym doświadczeniem w JDG czy na zleceniach będą chętniej szukać etatu

Praktyczne wskazówki dla działów HR

1. Przygotuj szablon wniosku – stwórz prosty formularz, który pracownicy wypełnią, wnioskując o wliczenie wcześniejszych okresów pracy
2. Ustal procedurę odwoławczą – na wypadek sporów dotyczących dokumentacji lub naliczania stażu
3. Zaktualizuj regulaminy wewnętrzne – dostosuj regulamin pracy, wynagradzania i inne akty wewnętrzne do nowych przepisów
4. Monitoruj zmiany prawne – ustawa wciąż czeka na podpis prezydenta, śledź aktualności
5. Skonsultuj się z prawnikiem – w przypadku wątpliwości dotyczących interpretacji przepisów

Podsumowanie – kluczowe działania

Do końca 2025: Przeprowadź audyt pracowników i oszacuj koszty

Q4 2025: Zaktualizuj systemy kadrowe i przeszkol HR

Styczeń 2026: Rozpocznij komunikację z pracownikami

1 stycznia 2026 (sektor publiczny) lub 6 miesięcy od ogłoszenia (sektor prywatny): Wdróż nowe przepisy

Ustawa stażowa to zmiana, której nie można zignorować. Pracodawcy, którzy przygotują się wcześniej, unikną chaosu organizacyjnego i potencjalnych sporów z pracownikami. To także szansa na uporządkowanie systemu wynagrodzeń i budowanie bardziej sprawiedliwego środowiska pracy.

Czas działać już teraz – Twój dział HR będzie Ci wdzięczny!